Online Meeting-Management mit Meetzi

Gerade im Studium bei den verschiedensten Projekten kommt es oft vor, dass wir unsere Besprechungen online via Skype durchführen und es kam schon das ein oder andere mal vor, dass ich mir eine Agenda für die Besprechungspunkte gewünscht hätte. Das hätte das ganze etwas übersichtlicher und organisierter ablaufen lassen können. Jetzt bin ich im Netz auf Meetzi gestoßen und werde Euch das hier mal kurz vorstellen.

Meetzi ist ein kostenloses Meeting-Management-Tool welches Euch dabei hilft Eure Besprechung mit einer Agenda zu versehen und diese dann den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Jetzt erkläre ich Euch einfach mal wie das mit Meetzi funktioniert.

Ablauf:

Nachdem Ihr Euch bei Meetzi angemeldet habt, befindet Ihr Euch in Euerm Dashboard in dem Ihr dann auch neue Meetings anlegen könnt. Beim Anlegen könnt Ihr dann einen Namen, das Datum, die Dauer, das Ziel der Besprechung und einen Ort für die Besprechung anlegen. Hier habt Ihr auch schon die Gelegenheit die Teilnehmer via E-Mail einzuladen. Im nächsten Schritt legt Ihr dann die Punkte der Besprechung fest. Ihr könnt die einzelnen Punkte auch einer bestimmten Person zuweisen und eine Dauer für den jeweiligen Punkt bestimmen. Wenn Ihr dann alle Punkte aufgelistet habt, bekommt Ihr eine Übersicht von dem anstehenden Meeting angezeigt. Dort werden dann noch mal alle wichtigen Informationen angezeigt und Ihr habt die Möglichkeit Dokumente der Besprechung hinzuzufügen. Wenn die Besprechung dann gestartet wird, dann befinden sich alle in einem Übersichtsfenster das die Besprechungspunkte anzeigt, welcher Besprechungspunkt gerade läuft und es gibt sogar einen Timer der für die jeweilig festgelegte Dauer abläuft. So haben alle Teilnehmer eine gute Übersicht darüber wo man sich gerade befindet und welche Punkte noch folgen. An dieser Stelle hat Meetzi noch ein nettes Feature eingebaut. Es besteht die Möglichkeit Notizen zu machen und es können Aufgaben aufgeschrieben werden, die sich aus der Besprechung ergeben. Diese Aufgaben können auch dem einzelnen Teilnehmer zugewiesen werden. Wenn die Besprechung dann beendet wird, bekommt man noch eine Übersicht der besprochenen Inhalte, über die Dauer der Besprechung und ob Feedback zu einzelnen Punkten gegeben wurde. Im Dashboard werden noch übersichtlich die abgelaufenen und noch ausstehenden Projekte dargestellt.

Hier mal der Ablauf in visueller Form:

Fazit:

Ich finde Meetzi ziemlich gut und es ist eine gute Ergänzung wenn man viele Meetings online abhält. Gelungen finde ich auch die Möglichkeit Dokumente hochzuladen bzw. Notizen zu machen und Aufgaben direkt in dem Meeting zuzweisen. Da dieser Webdienst kostenlos ist, könnt Ihr es ja einfach mal unbeschwert ausprobieren.

Nutzt Ihr auch irgendein Tool um eine Agenda zu erstellen oder kennt Ihr noch Alternativen? Würde mich über Eure Meinung in den Kommentaren freuen!

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